Zeichen, Daten, Information und Wissen: Diese Begriffe werden stets im Zusammenhang mit Wissensmanagement gebraucht und viele Menschen verwenden sie intuitiv. Natürlich haben sich bereits Heerscharen von Autoren über die definitorische Abgrenzung der Begriffe Gedanken gemacht. Eine übliche Abgrenzung lautet wie folgt:

• Zeichen: Zeichen sind unterscheidbare Symbole, denen eine Bedeutung zugewiesen wurde. Zeichen sind beispielsweise: 1, C, 0, H, F, €.
• Daten: Eine Syntax gruppiert Zeichen zu größeren Einheiten, einer Menge von Zeichen. Daten können daher nach syntaktischen Kriterien auf Korrektheit geprüft werden. Daten sind beispielsweise: „100“, „CHF“ oder auch „10F“.
• Information: Information entsteht, indem Daten ein Bedeutungszusammenhang zugewiesen wird. Eine Information liegt also vor, wenn man z. B. schreibt: „100 € = 156 CHF“. Information ist damit an eine konkrete Situation oder einen konkreten Sachverhalt gebunden.
• Wissen: Wissen ist die Verknüpfung von Informationen mit den Kompetenzen zur Anwendung oder Weiterentwicklung des Wissens. Wissen liegt vor, wenn wir beispielsweise über „Wechselkursveränderungen“ sprechen.

Der Weg vom Zeichen zum Wissen folgt damit einem hierarchischen Aufbau. Wissen ist die Königsdisziplin in diesem Quartett.